Outsourcing w obszarze zarządzania projektami

Outsourcing – czyli co?

Outsourcing (skrót z ang. outside-resource-using) oznacza wyznaczenie w strukturze organizacyjnej firmy wybranych zadań lub funkcji oraz zlecenie ich realizacji do wykonania zewnętrznemu podmiotowi (wg Wikipedia).

Outsourcing może dotyczyć wielu dziedzin działalności przedsiębiorstwa, takich jak: informatyka, call center, rachunkowość, logistyka, zarządzanie projektami. Na skalę i zakres wpływa wielkość przedsiębiorstwa i jego potrzeby.

Zewnętrzne PMO

Coraz więcej organizacji zleca zarządzania projektami tj. prowadzenia zewnętrznego Biura Zarządzania Projektami (ang. PMO – Project Management Office). Celem outsourcingu jest w tym wypadku zapewnienie dostarczania projektów zgodnie z budżetem i harmonogramem, przy jednoczesnym wsparciu firmy w osiąganiu efektywności i wydajności ekonomicznej.

Współpracę warto rozpocząć na bardzo wczesnym etapie, wówczas PMO może być zaangażowane na etapie formułowania projektu oraz wspierać przedsiębiorstwo w opracowaniu studium wykonalności, pozyskaniu wymaganych zgód administracyjno – prawnych, pozyskaniu dofinansowania ze środków zewnętrznych, w tym UE i EOG, wybór właściwej metodyki prowadzenia projektu.

Przesłanki outsourcingu PMO

Wśród najważniejszych powodów utworzenia zewnętrznego PMO są:

- redukcja i zwiększenie kontroli kosztów operacyjnych,

Przeniesienie działań przygotowawczych i menedżerskich na zewnętrzne PMO może wiązać się z niższymi kosztami niż utworzenie własnego zespołu menedżerskiego. Warto przeanalizować oferty rynkowe, by właściwie wycenić ten obszar aktywności.

- koncentracja na specjalistycznych kompetencjach przedsiębiorstwa,

Zlecając przygotowanie i realizację projektów na zewnątrz, można skupić uwagę na działalności operacyjnej firmy.

- pozyskanie zasobów,

Projekt charakteryzuje się wprowadzeniem zmiany w stosunku do działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Często w firmie nie ma pracowników posiadających odpowiednie kompetencje lub są one obciążone działaniami operacyjnymi.

- redukcja ryzyka,

Ograniczona wiedza i doświadczenie w realizacji projektów powoduje wysokie ryzyko niepowodzenia, które można ograniczyć zlecając zarządzenia projektem zewnętrznej firmie.

- skalowalność tj. dostosowanie skali działań do zapotrzebowania.

Warto przeanalizować każdy z powyższych czynników przed podjęciem decyzji o sposobie realizacji projektów.